Porqué deberías usar un gestor de bibliografía (actualizado)

Primera publicación: 2/nov./2020 a les 09:08

A menudo mis alumnos me preguntan qué pueden leer o en qué se pueden formar para iniciarse en la investigación en música. Entre otras cosas, siempre recomiendo que inviertan tiempo en saber usar correctamente un gestor de bibliografía. Una de las herramientas más potentes para cualquier investigador es su gestor de bibliografía o (‘refence manager’ en inglés). Mejor dicho un gestor de referencias bibliográficas. Para su definición, la que da la Wikipedia es perfecta:

Un gestor bibliográfico o gestor de referencias bibliográficas es un software que permite crear, almacenar, organizar, compartir e insertar referencias bibliográficas, las cuales recoge de las fuentes de información.​ Estas referencias se pueden utilizar para crear citas bibliográficas.

Es cierto que se pueden realizar trabajos de investigación de una determinada envergadura sin un gestor de referencias pero yo lo considero fundamental para  mantener organizadas las referencias bibliográficas y poder disponer de ellas cuando sea necesario. Además ahorramos tiempo si sabemos utilizar la función de incorporar la referencia en nuestro procesador de texto (funciona bien con Word de Microsoft y con OpenOffice/LibreOffice). Al mismo tiempo, es un ahorro importante de tiempo para evitar errores tipográficos o a la hora de copiar la referencia entera. Por último, y no menos importante, si usamos un gestor de bibliografía en el procesador de textos, nos listará al final todas la bibliografía citada.

Existen varios gestores. Los más habituales son Mendeley, Zotero, EndNote, RefWorks. Cada uno de ellos también tiene ficheros propios de importación-exportación (RIS, BibTeX). Muchos buscadores de referencias (como Google Scholar) permite descargar las referencias en el formato de tu gestor (aunque muchas veces está incompleto). Las principales editoriales científicas (libros y revistas) permiten descargar o enlazar directamente la referencia para que tu gestor lo reconozca. Además, una funcionalidad muy útil es la de insertar la bibliografía indicando el DOI o un ISBN en el caso de un libro. Siempre existe la forma tradicional de insertar la referencia, es decir, de manera completamente manual, que si tienes todos los datos tampoco es tan costoso. Algunos de los gestores reconocen los metadatos cuando se le introduce un PDF. Siempre conviene revisarlo porque muchas veces los datos no coinciden exactamente.

VENTAJAS DE USAR UN GESTOR*

• Compatibilidad con las bases de datos comerciales más importantes y plataformas opensource como OJS entre otros.
• Capacidad para organizar (carpetas, capturas automáticas o manuales) las fuentes de información obtenidas.
• Capacidad para generar bibliografías y citas bibliográficas en diversos estilos (APA, Chicago, Vancouver, etc.)
• Posibilidad de integración con los procesadores de textos más conocidos.
• Capacidad de almacenar documentos texto completo, compartirlo en la web, crear grupos colaborativos.

LIMITACIONES

• Si utilizan software los gestores bibliográficos instalables, implica adquirir licencias por cada equipo (en algunos gestores).
• El entorno en inglés suele dificultar para algunas personas hispanohablantes, aunque no debería ser un problema para una persona que quiere investigar.
• Límite en espacio de almacenamiento y gestión de registros bibliográficos. Se puede ampliar pagando una cuota.
• Lentitud en la sincronización de archivos desde el equipo y las cuentas web. Además, a veces algunos documentos no se sincronizan bien.
• Estilos de cita en inglés y a veces se deben variar a español. Esto es importante, pero aún así es un ahorro importante en tiempo.

QUÉ GESTOR ELIJO:

Para saber qué gestor bibliográfico es el que mejor se adapta a tus necesidades, debes tener en cuenta tus patrones de investigación y tus prioridades. También los requisitos de los equipos informáticos. Algunos permiten trabajar en grupo (para ciertas disciplinas esto es imprescincible). Otros alojan los archivos PDF y permiten anotarlos. Debes tener en cuenta aquello comentado sobre los procesadores de textos. En esta guía (en inglés) se comparan los dos más frecuentes Zotero y Mendeley.

PORQUÉ (YA NO) USO MENDELEY

Durante años trabajé con Mendeley como gestor de referencias. Después de mi paso por Zotero decidí cambiar a la nueva plataforma ya que incorporaba la subido y sincronización de PDF. Desde principios de 2022 he vuelto a Zotero ya que incorpora algunas de las características de incorporó Mendeley en su día. Además, esta última ha dejado de dar soporte a su versión de escritorio.

Esto escribí en 2020:

Cuando realizaba mi tesis de máster empleaba JabRef, un gestor para Linux con sistema BibTeX. Luego volví a Windows y empecé con las primeras versiones de Zotero (se lanzó en octubre de 2006) que funcionaba bajo el navegador Firefox. Más tarde, no recuerdo la fecha, probé Mendeley (que se había lanzado en 2007) y me gustaron algunas cosas. Creo que Zotero es más ligero y robusto pero Mendeley me aporta una serie de opciones que hacen que hoy por hoy sea mi único gestor de referencias que mantengo actualizado y bien compacto.

Este gestor también tiene inconvenientes. Es gratuito (por lo que el producto eres tú). La empresa matriz es la poderosísima Elsevier, la mayor editorial de libros académicos del mundo, que compró Mendeley en abril de 2013 por 100 millones de dólares. Elsevier siempre ha estado envuelto en polémicas como durante el boicot de 2012 de muchos investigadores. También por las demandas judiciales contra ResearchGate o Sci-Hub. Elsevier también posee Scopus que es una base de datos de revistas científicas y que aparecer en ella es sinónimo requisito casi necesario para el prestigio académico. Sin duda, las grandes editoriales (EndNote pertenece a Clarivate –Publons, Web of Science) dominan el panorama mundial académico y es necesario conocerlo y ser crítico.

ACTUALIZACIÓN: Mendeley ha anunciado cambios a partir de diciembre de 2020. Se van a eliminar los grupos públicos compartidos, los perfiles académicos en su web y la financiación. Según el post de 2 de noviembre (blog.mendeley.com) se centrarán más en el enfoque de gestión y citación de las referencias.

Por eso, he dejado de usar Mendeley y he vuelto a Zotero. La exportación/importación ha sido muy fácil. Eso sí, la capacidad de almacenamiento que ofrecen es muy limitada y debido al gran volumen de mis bibliotecas pago una cuota anual por esta ampliación. Si no tenéis PDF adjuntos quizá no sea necesario, pero cuando tienes bien trabajado tu gestor de referencias es a veces más útil que las búsquedas en internet.

Os dejo algunas cosas que me gustan de Mendeley Zotero:

1. Se importa el PDF en la referencia.
2. Se pueden organizar las referencis en grupo por areas, temas, disciplinas e incluir carpetas y etiquetas.
3. Se pueden guardar artículos con un clic (con extensión de navegador). Esto ahorra mucho tiempo (aunque hay que revisar que estén todos los datos)
4. Se pueden leer los artículos (PDF) directamente dentro de la aplicación, subrayar y anotar tanto en el PDF como en la secció de notas. Por supuesto, se puede buscar dentro y se recuperan posteriormente.
5. Puede exportar a estilos de citas concretos. Además de los más habituales (APA, IEEE, Harvard, Chicago, …) se puede crear una específica.
6. Puede exportar a BibTeX (formato habitual para artículos de ciencias puras y experimentales), o directamente se puede usar su plug-in para Word para los que nos dedicamos a las ciencas humanas y sociales.

FORMACIÓN

Dejo algunos tutoriales para formarse en Zotero. Hay mucha información en la red. Mi consejo es que inviertas tiempo en ello.

• Tutorial Zotero
• Tutorial Word y Zotero
• Zotero: guía básica (UCM)

Espero que este post te resulte interesante y lo compartas. También te animo a que dejes en los comentarios tus experiencias, problemas y preguntas.

Gallegos, Mónica C, Peralta, Carlos A, & Guerrero, Wilma M. (2017). Utilidad de los Gestores Bibliográficos en la Organización de la Información para Fines Investigativos. Formación universitaria, 10(5), 77-87. https://dx.doi.org/10.4067/S0718-50062017000500009

Estrada Villacís, Mónica Elisabeth. (2020). Importancia de los Gestores Bibliográficos. Recuperado 1 November 2020, de https://www.infotecarios.com/importancia-los-gestores-bibliograficos/#.X5-v2C8zkc1